Sanal Etkinlik Teknolojisinde 10 Altın Araç

Günümüzde gelişen etkinlik teknolojilerinde, sanal etkinlikler 2020 trendinin üst sıralarında yer almaktadır. Çevrimiçi fuarlardan webinarlara, canlı konferanslardan canlı performanslara kadar şu an kullandığımız teknoloji her şeyin anlık sunumunu mümkün kılmaktadır. Ancak, sanal bir etkinlik planlamak için, kayıtları ve etkileşimi artırmak, ayrıca etkinliği sorunsuz bir şekilde çalıştırmak için ihtiyaç duyduğumuz temel teknoloji araçları nelerdir? Bu yazıda, etkinlik çalışanlarını ve katılımları heyecanlandıran, eğlendiren, eğiten etkinlikleri bir araya getirmek için ihtiyacınız olan en iyi 10 sanal etkinlik teknolojisi aracını bulabilirsiniz. 

Sanal Etkinlik Teknolojisinde 10 Altın Araç : 

1. Sanal Etkinlik Web Sitesi

Bireysel ve fiziksel etkinlikler gibi sanal etkinlikler de özel bir etkinlik web sitesinden yararlanmaktadır. Bu web siteleri, sanal etkinlikleriniz için bize bir “merkez üs ” sağlar ve bu da dijital alandaki etkinliklerde gerçeklik hissi yaratmaktadır. Her dijital etkinlik, sosyal medyayı yakın takip eden konukları ve e-posta gelen kutularını sürekli takip eden müşterileri kendisine çeker. İyi bir  etkinlik web sitesi, konu ile ilgili tüm katılımcıları aynı sayfada tutarak katılımı artırmayı hedefler.

Bir sanal etkinlik web sitesinde olması gereken ve yanıt aranması gereken temel konular nelerdir?

-Ne zaman ve nerede?

-Etkinliğin tarihi ve başlangıç ​​saati nedir?

-Kişiler çevrimiçi ortamda nerede, hangi adreste buluşuyor?

-Bu etkinlikte neler oluyor ve misafirler neden katılmalı? Kayıt olurlarsa, kullanıcıların sanal etkinlikten kendilerine ne alacağını açıkça belirtin.  Bilgi? Ağ fırsatları? Eğlence? Bu detaylar kayıtlarınızı yönlendiren etkinlik sunumunuz olacaktır.

-Dijitalleşme ve markalaşma. Bir etkinliğin kimin elinde olduğu hemen anlaşılmalıdır. Bazı durumlarda etkinliğin kendisi birincil marka konumundadır. Ancak birçok etkinlik için ana markalaşma, sanal programı barındıran şirket veya kuruluş olacaktır.

-Etkinlik başlığı. Etkinliğinize, etkinlik konusunu veya hedefini açıklayan basit ama güçlü bir başlık verin. Aynı anda etkinlik için hedef ile uyuşan hashtag'i seçin.

-Aksiyona yönlendiren mesaj ve kayıt. Potansiyel misafirlerin kayıtlı katılımcı olmasını kolaylaştırmanız önemlidir. Verileriniz öne çıkmalı ve potansiyel tıklamaları teşvik etmelidir.

-Etkinliği yansıtan çekici görüntüler. Etkinliğin amacını yansıtan fotoğraflar ekleyin. Ekranlar üzerinden gerçek zamanlı olarak verimli etkileşimler mi? Öğrenmek ve çalışmak mı? Misafirlerin neler bekleyebileceğini gösteren resimler kullanın. 

Tip :

Önceki etkinliklere yapılan yorumları kullanın. Bu yinelenen bir sanal etkinlikse, daha önceki memnun katılımcılardan alıntılar ekleyin. Etkinlik sonrası anketlerde bu yanıtları isteyeceksiniz, ve bunları sosyal medyada da kullanabilirsiniz.

2. Etkinlik Kayıt Teknolojisi

Etkinlik kaydı, etkinlik pazarlaması ile sanal etkinliğiniz arasındaki köprüdür. Kesintisiz, güvenli, sezgisel ve mobil uyumlu olmalıdır. Etkinlik web sitesi tasarımı ve kayıt platformunun birleştirildiği bir kayıt modülü kullanabilirsiniz. Veya mevcut bir web sitesine, ek modül olarak bir kayıt bağlantısı ekleyebilirsiniz.

Tip :

Hangi yolu seçerseniz seçin, kayıt ve ödeme işlemleri kolay ve güvenli olmalıdır. Genellikle, kayıt en az beş sayfa içermelidir:

1.Katılımcı bilgileri

2.Kayıt öğeleri (Erişim seviyesi, yetki dağılımları, katılımcı profil analizine göre kendi etkinliğiniz modelinde tasarlanmalıdır )

3.Oturum kaydı

4.Katılımcıların talep ettiği ve seçtiklerinin özet kontrol sayfası

5.Ödeme sayfası

Tip :  Yanıtlar gelecekteki sanal etkinlik planlama ve pazarlama stratejilerinizi geliştirmenize yardımcı olacaktır. 

3. Etkinlik Uygulamaları

Çoğu misafir genelde mobil cihazlarından etkinlik bilgilerine erişmektedir. Web sitenize denk gelecek bir mobil etkinlik uygulaması oluşturmak, etkinliğinizin daha deneyimsel,  daha akılda kalıcı ve etkileşimli olmasına yardımcı olacaktır. Web siteniz gibi, etkinlik uygulamanız da etkinliğin markasını yansıtmalı ve faydaların net bir özetini içermelidir. Sponsor kaynak temininden, açılış konuşması sözleşmelerini sonlandırmaya kadar sanal etkinlik tekliflerini planlamakla meşgul olduğunuz için, bu işlemin de size uzun vadede kolaylık sağlayıcı özellikte olması önemlidir.

Tip:

Sanal etkinlikler için, uygulamalar katılım araçları arasında en değerli olan öğelerden birisidir. Uygulamalar aşağıdakileri bazı özellikleri içererek  misafirleri de etkinliğe katılmaya  teşvik etmelidir:

-Profesyonel Ağ Oluşturma

-Orijinal etkinlik konusu içeriği ile daha fazla bilgiye erişme

-Oyunlaştırılmış uygulamalar, canlı Soru-Cevap sayesinde sürdürülebilir ilgi sağlanması

-Etkinlik öncesi, etkinlik esnası ve sonrasında katılımcı anketleri aracılığıyla beklentilerin analizi

4. Live Event ( Canlı Etkinlik ) Yazılımı  

Çoğu sanal etkinlik,  Live Event ya da Online Event  adıyla yayınlanır. Bunun için, açılış konuşmaları,  seminerler, ürün sunumları ve planladığınız performansları canlı görüntülemek adına katılımcıların bir araya geleceği yazılımlara ihtiyacınız bulunmaktadır. 

-Canlı YouTube Bağlantısı

-Canlı Facebook Bağlantısı

-Periskop Bağlantısı

Tip:

-Müşterilerin kendi  işini sadece kendisi halletmemesi için tercih edilmek istenen yol, bazı durumlarda etkinlik websitesi üzerinden arayüzler ile Teams, Zoom, Webex gibi portalların entegrasyonu ile bağlantı da olabilmektedir.

-Canlı yayın ( Livestream hizmeti sağlayan ve websitesi linkleri üzerinden bu hizmeti veren firmalar)

5. Dijital Video Ekipmanları

Sanal etkinliğiniz, tamamen canlı olarak yayınlanıyor ya da kaydedilmiş videoların montajının yayınlanması ile gerçekleşiyor olabilir. Etkinliğin odağını yakalamak için dijital video ekipmanına ihtiyacınız olacaktır. Bu, bir stüdyoda panel tartışması, sahnede uzaktan performans veya konuşmacının oturma odasında açılış konuşması yapmak olabilir. Ya da katılımcıların kendi evine kuracağınız greenbox teknolojisi ile farklı fonlarla beraber etkinlik ekranına yansıtacağınız ilginç bir keynote oturumu olabilir.

Tip :

İster etkinlik için prodüksiyon hizmeti kiralayın, ister mümkün olduğunca kendi imkanlarınız ile düşük teknoloji de olsa çekimler yapın, sonuçta bu anları kaydetmek ve sonrasında kullanmak için ihtiyacınız olan bazı ekipmanlar bulunmaktadır :

-Dijital video kamera (profesyonel bir dijital kamera veya akıllı telefon)

-Tripod

-Aydınlatma ekipmanı

-Greenbox

-Kayıt için reji

-Entegrasyon için reji

6. Webinar Platformları

Bazı video akışı platformları, iş toplantıları, eğitim oturumları ve webinar gibi etkileşimli sanal etkinliklere daha uygundur. ( Bütçe de söz konusu ise müşteri bunu güzelce de kullanır ) Bu platformlar genel arayüz üzerinden bir etkinliği görüntülemek yerine sanal etkinlik katılımcılarının birbirleriyle etkileşime girmesine izin verir ve dikkati sadece onlar üzerine toplar. Bu tür etkileşimli çevrimiçi etkinliklerde en iyi yazılım seçenekleri :

-Zoom Pro

-Cisco Webex

-Microsoft Teams

-GoToWebinar

-Livestorm

-Skype

Bu platformlar, ana bilgisayarın ekranları dinamik olarak paylaşmasını ve katılımcılarla ileri geri konuşmaları gerçekleştirmesini sağlar.

Ayrıca GoToWebinar, Webex ve Zoom, sanal eğitim web seminerlerinin oluşturulmasını, yönetimini ve yürütülmesini hızlı ve kolay hale getiren farklı Live Event arayüzleri ile entegre olmaktadır.

Bu teknoloji ayrıca tüm sanal eğitim katılımınızı izlemenize ve katılımcılarınızın  etkinlik geçmişini tam olarak görmenize olanak tanır ( kayıt edilmesi durumunda ). Ayrıca, tüm bunları diğer anahtar sistemlere geri bildirebilirsiniz, bu da şirketinizin akreditasyon veya sertifikasyon için saatlerce eğitim gerektirmesi durumunda özellikle yararlıdır.

Tip :

Global Şirketlerde IT tarafında özellikle Zoom Pro için güvenlik prosedürleri tartışılmaya devam etse de şu an Türkiye 'de ve dünyanın birçok ülkesinde en fazla Zoom Pro kullanılmaktadır. Kullanıcı dostu özelliği ve 8 farklı dilde tercümanı aynı etkinlikte yetkilendirebilme özelliği sayesinde Zoom Pro uzun süre liste başı olacaktır. 

7. Güvenilir Wi-Fi

Video ve canlı etkinlik için her kaynak noktasında, kitlenize ulaşmasını sağlamak için güçlü bir WiFi bulunmalıdır. İster stüdyo, ister ofis olsun, event komuta merkezinizde WiFi'nin güçlü olup olmadığını toplantıdan önce üç kez kontrol edin. Tabi katılımcılarınız için de uzaktan bağlandıklarında onların da WiFi'leri güçlü olmalıdır.

Tip : Güçlü Wi-Fi konusunda yazılımcılar ya da kullanıcılar net bir yorum yapmaktan çekinse de, uzaktan bağlanan katılımcılar için min. 3 Mbps ( upload & download ), event organizatörü için min. 10 Mbps ( upload & download ) hızı eğer farklı bir internet kullanımı mevcut değilse bağlantıyı yeterli derecede sağlayacaktır.

8. Etkinlik Planlama Yazılımları

Dinamikleri biraz farklı olsa da, sanal etkinlik planlaması bizzat etkinlikleri planlamak kadar karmaşıktır. Etkinlikten önce, etkinlik sırasında ve etkinlikten sonra yapılacak her şeyi yaptığınızdan emin olmak için etkinlik planlama yazılımına ihtiyacınız olabilir. Türkiye'de henüz çok fazla işletme kullanmasa da dünyada özellikle global merkezli müşteriler ile çalışan etkinlik firmalarında Cvent, Starcite gibi etkinlik yazılımları kullanılmaya başlanmıştır. Bu yazılımlar tek bir event kodu ile hem müşteri tarafından, hem de etkinlik organizatörü tarafından geriye, anlık ve ileriye dönük ''tüm'' detayları görebileceğiniz bir şablonu önünüze sunar.

Etkinlik yazılımlarının sağladığı avantajlar :

-RFP  takibini yönetebilme

-Tedarikçi ve mekan sözleşmelerini yönetebilme

-Sanal bir yuvarlak masa için etkinlik düzenini diyagram haline getirmek

-Son olarak, etkinlik planlama süreci boyunca ekibinizle, önemli karar mercileri ile, konuşmacılarla, tedarikçilerle ve sponsorlarla iletişim kurmanız gerekir. Etkinlik planlama yazılımı ekibinizdeki görevlere öncelik vermenize yardımcı olur. 

Tip :

Şeffaflık ilkesine bağlı olan global firmaların özellikle bu sistemleri kullanan sayılı tur operatörleri ile işbirliği içinde olduğunu düşünürsek uzun vadede kendini ve müşterilerini geliştirmek isteyen etkinlik firmalarının bu sistemlere şimdiden adapte olması yadsınamayan bir gerçektir.

9. Sanal Gerçeklik Teknolojisi

Son birkaç yılda, deneysel etkinlikler ve pazarlama dünyadaki konumunu oldukça yükseltti. Sanal gerçeklik, online etkinliklere paylaşılan bir deneyim getirmenin mükemmel bir yoludur. VR ile, katılımcıların ekipler halinde müze turlarına katılmalarını sağlayabilir, sanal bir fuarı keşfetmelerine izin verebilir veya kapsamlı bir ürün demosu izletebilirsiniz.

VR'da çekim yapmak için sanal gerçeklik özelliğinde bir kamera, tripod, ayrıca sunumu oluşturmak için bir bilgisayar ve VR düzenleme programlarına sahip olmanız gerekir.

Tip :

Her etkinlik katılımcısının kullanabileceği bir VR kulaklığını sağlamanız da size artı puan kazandıracaktır.

10. Etkinlik Pazarlama Yazılımı

Özellikle pazarlama departmanı olmayan etkinlik firmalarında, sanal etkinliğinizin, görünebilir olması için bir tanıtım stratejisine ihtiyacı vardır. Etkinlik pazarlama yazılımı, tanıtım stratejinizi tasarlamanıza, pazarlama e-postalarınızı, ücretli etkinlik reklamlarınızı ve sosyal medya yayınlarınızı planlamanıza yardımcı olur.

Tip :

Etkinlik pazarlama yazılımı size aşağıdaki konular için de yardımcı olacaktır :

-Kayıtlı olmayan ya da kayıdını yarım bırakan davetlilere hatırlatıcı gönderme

-Tarihi kaçırabilecek meşgul plaza çalışanı müşterilerinize hatırlatmalar gönderme ( Save The Date )

-Sosyal paylaşımlar, reklamlar ve etkinlik e-postaları için anket gönderimi ve geri bildirim toplama

Kaynak : Socialtables